Funciones básicas del secretariado

Capítulos del curso: 0. Presentación | 1. Introducción | 2. Funciones básicas del secretariado | 3. Principios éticos

Las funciones básicas de una secretaria son:

Representar personalmente a su jefe o empresa:

  • La secretaría suele ser la primera persona que representa a una empresa ó al jefe de una empresa. La impresión que reciban en un primer contacto dependerá, muchas veces, de la eficacia con que la secretaria se exprese.

Organización del trabajo del jefe:

  • Una secretaria eficiente es la que facilita el trabajo del director y que lo aleja de todo el tipo de obligaciones que no sean las obligaciones propias de su cargo, para que pueda dedicar todo su esfuerzo al mismo.
  • La secretaria deberá ser la verdadera memoria de su superior, tanto de los compromisos internos como de los externos: acordarle puntualmente la hora exacta de las entrevistas, prepararle las llamadas para las personas consideradas necesarias y en el momento oportuno, etc.

Funciones administrativas

  • La redacción y la gestión de correspondencia
  • Los trabajos de toma de notas y dactilografía
  • Elaboración las actas de reuniones
  • Archivo de los documentos de la oficina
  • Organización con rapidez y exactitud la clasificación, de los registros y de los archivos
  • Ayudar a la preparación y organización de asambleas, reuniones, seminarios y convenciones
  • Planificación de viajes, lo que implica planificar los transportes, compra de los boletos de viaje, las reservas en hoteles, ocuparse de los visados, etc.
  • Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y de salida

Tarea de Conexión

  • Como canal de comunicación interna, la secretaria hace la conexión entre su superior y cualquier otra persona de la empresa. Al mismo tiempo, desempeña un papel importante en el ámbito de las comunicaciones con el exterior (clientes, proveedores, instituciones privadas y oficiales, etc.)